Los organizadores de eventos calculan una caída del 85% en su facturación por la pandemia
Reconocen que la mayoría de los encuentros están cancelados o pospuestos y que las marcas temen enfrentarse a crisis de reputación si hay contagios en los actos presenciales

La pandemia del coronavirus ha obligado a los organizadores de eventos a transformar radicalmente su modelo de negocio. La presencia física en un mismo espacio cerrado con afluencia de personas y estrecho contacto entre ellas es una realidad que tardará tiempo en regresar. Al menos en la forma anterior a la crisis sanitaria. 

El de los eventos fue uno de los sectores donde más se dejó notar la llegada de la epidemia. La cancelación del Mobile World Congress en Barcelona fue un hito que marcó la pauta para los siguientes meses. La situación se mantiene a día de hoy paralizada y sin perspectivas de mejora. 

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Sin ir más lejos, la entrega de premios realizada esta semana por un periódico digital en el Casino de Madrid ha levantado una ola de críticas. A pesar de que se cumplían los requisitos de seguridad establecidos por las autoridades, en ella participaron varios ministros, dirigentes autonómicos y hasta el líder de la oposición. El Ejecutivo y el propio ministro de Sanidad, Salvador Illa, salieron a pedir disculpas por la imagen ofrecida en un momento protagonizado por las restricciones de movilidad y de las reuniones de personas. 

"Las marcas saben que necesitan hacer eventos, pero les da mucho miedo enfrentarse a una posible crisis de reputación", reconoce Mar García, directora general de Grass Roots y presidenta de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA). Todo a pesar de que cuentan con todos los protocolos establecidos por las autoridades. "Sabemos cómo hacer eventos seguros para que no se contagie nadie", destaca. Eso sí, hace meses las firmas decidieron reorientar sus presupuestos y ahora tampoco desean hacer el mismo desembolso que harían para eventos físicos, a pesar de que para las agencias conlleva el mismo trabajo en el ámbito creativo. Actualmente, calculan una caída del 85% en su facturación respecto al año anterior. 

En total, la organización de eventos mueve en España unos 11.000 millones de euros y genera unos 82.000 empleos, entre directos e indirectos. Las cerca de 120 agencias que se dedican a organizarlos son una pequeña parte de una gran tarta que componen montadores y constructores de escenarios, empresas de catering, servicios de azafatas, servicios audiovisuales o alquiler y gestión de espacios. Y la adaptación no ha sido fácil.  "Hemos tenido que reinventarnos y aprender a hacer experiencias digitales", explica.

Pero ese vuelco a lo digital no ofrece las mismas características que los encuentros presenciales; ni por la relación que se establece entre los asistentes ni por la capacidad de atención que tienen los mismos. Tampoco es fácil sortear la "sobresaturación" de contenidos digitales. En cualquier caso, cree que "lo que venga en el futuro no va a ser lo que había hasta ahora" y que "los formatos híbridos han venido para quedarse".

Pero los eventos no presenciales no funcionan en todos los casos. En cuestión de experiencias, recuerda, "no hay nada que sustituya a lo físico". Así que actualmente se intenta caminar cada vez más hacia el formato televisivo y las experiencias en tres dimensiones, con los ponentes en un plató físico. "Hemos aprendido a marchas forzadas a hacer eventos que resulten atractivos por su formato", señala. 

Cancelaciones

Aunque tras el fin del estado de alarma algunas marcas se animaron a planificar algunos eventos para después, la evolución de la epidemia y las restricciones de movilidad actualmente vigentes han hecho que todo haya quedado "cancelado o pospuesto". Los momentos fuertes del año en materia de eventos se concentran en primavera y otoño. Y este ejercicio ya se da por perdido. 

Incluso, hay firmas internacionales que han dado orden a sus filiales en España de no celebrar eventos hasta pasado el primer semestre del próximo año. "Creo que en el primer semestre de 2021 se va a hacer más actividad que este año, pero será casi todo digital. Y, si todo ha mejorado, podrá haber un repunte en el segundo semestre", señala García. 

El sector, incluido a efectos administrativos dentro del ámbito del turismo, no cuenta con un plan específico de ayuda por parte del Gobierno, aunque sí han mantenido reuniones con el ministerio de Industria y con el de Cultura. Según explica García, cerca de la mitad de las plantillas de las agencias organizadoras de eventos se encuentra actualmente acogida a los Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (ERTE) como forma de capear el temporal hasta que la tormenta amaine. Sólo algunas tienen algo más de actividad, pues ofrecen otro tipo de servicios relacionados con el ámbito del marketing y la comunicación. 

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